Deducerea TVA pentru facturile din deplasări

1 iulie 2024  •  Timp de citire: 3:00 minute

Dacă obişnuiţi să decontaţi cheltuielile de călătorie şi cazare ale angajaţilor prin facturi emise pe numele acestora, atunci trebuie să fiţi atenţi la o modificare legislativă recentă care vă poate afecta semnificativ. Din 30 aprilie 2024, a intrat în vigoare o nouă reglementare ce elimină posibilitatea deducerii TVA pentru facturile din deplasări emise pe numele salariaților sau administratorilor.

Motivul principal pentru această modificare este trecerea obligatorie la sistemul electronic de facturare (e-Factura) pentru toate facturile B2B (între firme). Conform Legii 296/2023, începând cu 1 iulie 2024, e-Factura va deveni singura modalitate validă de transmitere a facturilor către alte companii. Facturile clasice, pe hârtie sau transmise prin alte metode, nu vor mai avea valoare fiscală.

Până la această schimbare, companiile puteau recupera TVA-ul pentru cheltuielile din deplasări (transport, cazare etc.) pe baza unor facturi emise pe numele angajaților sau administratorilor care efectuau deplasarea. Condiția era ca aceste facturi să fie însoțite de documente justificative, precum decontul de deplasare.

Ce se întâmplă acum?

Pentru a recupera TVA-ul pe cheltuielile de deplasări efectuate de angajaţi sau administratori, din 30 aprilie 2024, este obligatoriu ca:

• Factura să fie emisă pe numele firmei, nu pe numele angajatului.
• Factura să fie transmisă electronic prin sistemul e-Factura.
• Documentele justificative asociate (decontul de deplasare) să fie păstrate electronic.

Ce trebuie să facă angajatorii pentru a se conforma?

• Actualizați procedurile interne: modificați-vă fluxurile de lucru pentru emiterea și achiziționarea biletelor de transport și rezervărilor de cazare astfel încât facturile să fie emise direct pe numele firmei.
• Informați-vă angajații: anunțați-i pe angajații care efectuează deplasări despre noile reguli privind deducerea TVA și asigurați-vă că înțeleg importanța furnizării corecte a datelor firmei pentru emiterea facturilor.
• Verificați sistemul de facturare electronică: asigurați-vă că aveți un cont activ în sistemul e-Factura și că personalul responsabil de achiziții și decontare este familiarizat cu emiterea și transmiterea facturilor electronice.
• Implementați un sistem de arhivare electronică: pregătiți-vă să stocați în siguranță facturile electronice și documentele justificative asociate.

Nu uitați!

Respectarea acestor noi reguli este esențială pentru a evita penalități din partea autorităților fiscale. Pentru informații mai detaliate, consultați HG 451/2024 privind modificarea Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal și Ghidul e-Factura puse la dispoziție de ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală).

Analizați-vă fluxurile interne pentru a identifica potențiale probleme legate de emiterea și transmiterea facturilor electronice. Luați în considerare utilizarea unor programe de contabilitate sau facturare electronică care se integrează cu sistemul e-Factura pentru o gestionare mai eficientă a documentelor fiscale. Pentru deplasările internaționale, verificați cerințele specifice de facturare ale țărilor respective pentru a vă asigura că documentele sunt conforme.

Respectând aceste modificări legislative și adaptându-vă procedurile interne, veți putea recupera în continuare TVA-ul pentru cheltuielile de deplasări ale angajaților și administratorilor, evitând eventuale sancțiuni din partea autorităților fiscale.